نظارت بر اجرا

برای کار هایی که پیمانکار انجام می دهد مهم است تا مواردی وجود داشته باشد تا بتوان نتیجه و خلاصه کار هفتگی یا روزانه پیمانکار را ثبت کرد.همچنین باید بتوان روش کنترل کیفی کارهای انجام شده توسط پیمانکاران را از پیش مشخص کرد و نتایج کنترل کیفی نظارت بر اجرای کار را در زمان انجام کار ثبت کرد. همچنین بعد از انجام هر قسمتی از کار توسط پیمانکار،لازم است تا با روشی ساده و بدون اشتباه،هزینه کارهای انجام شده تا این مرحله از کار را جهت پرداخت محاسبه کرد.

ثبت کالاها و عملیات اجرا شده به تفکیک محل اجرا

یکی از موارد مهم در ثبت اطلاعات کالاها و عملیات اجرا شده در پروژه این است که محل اجرا و استفاده دقیق از هر کالا مشخص گردد. مشخص بودن محل انجام کار از این جهت مفید است که ناظران پروژه میتوانند کنترل های مربوط به عدم اعلام کارها به صورت تکراری را شناسایی و از آن جلوگیری کنند.

جهت ثبت اطلاعات مربوط به محل اجرای هر کار باید در ابتدا قسمتی را در الگوی گزارش نظارت بر اجرا در نظر گرفت بنابراین می توان در هر گزارش نظارتی، تعداد مورد نیاز از محل اجرا را تعریف کرد و با ثبت مشخصات هر محل اجرا در قسمت مشخص شده مقدار مصالح مصرفی و عملیات اجرا شده در هر محل را به صورت جداگانه ثبت کرد.

ثبت و کنترل عملیات محاسباتی

از جمله مواردی که نظارت و کنترل بعضی پروژه ها را با پیچیدگی روبه رو میکند بحث عرض ها، عمق ها، مقیاس ها و ...... در مورد انجام یک کار مشترک است.

برای مثال "حفاری به عمق یک متر" با یک قیمت واحد در فهرست هزینه یک قرارداد درج شده باشد، به همین دلیل تمام مواردی که حفاری دقیقا به عمق یک متر انجام شده باشد به سادگی و مشابه سایر موارد اجرایی قابل پرداخت به پیمانکار می باشد.

نکته ای که وجود دارد این است با توجه به شرایط مختلف در محل اجرایی کار ممکن است حفاری با عمقی کمتر و یا حتی بیشتر انجام شود.برای حل این مشکل، ناظر بر اجرا، مقدار کار اجرا شده را در ضریب مربوطه ضرب می کند و مقدار اجرا شده کار را بیشتر و یا کمتر مشخص میکند البته این روش امکان سوء استفاده را فراهم می کند و کنترل مقادیر اجراشده را بسیار سخت و دشوار می نماید.

کنترل مقادیر اجرا شده بر اساس برآورد، مقدار تحویلی و تاییدشده

کنترل مقدار مصالح مصرف شده و عملیات اجرا شده در پروژه ها یکی از روش هایی است که می تواند به کنترل هزینه ها در سازمان های پروژه محور کمک نماید. درواقع با توجه به این که پیمانکار باید چند کار را در پروژه سرانجام  برساند، در هر موضوع می توان مقادیر در حال ثبت به عنوان کالای مصرف شده یا عملیات اجرا شده را کنترل و محدود کرد. در نهایت با این کار ناظر اجرایی و پیمانکار، آزاد نیستند تا هر مقدار دلخواهی را به عنوان مقدار کار انجام شده در گزارش ثبت نمایند.

البته شاید به این مورد فکر کنید که انجام این کنترل ها تا حدودی نیازمند صرف وقت جهت تکمیل و اصلاح اطلاعات در گزارشات می باشد،اما در مقابل باید به این نکته توجه کرد که محدود نبودن و نداشتن سقف مشخص در مورد هر یک از کالاها و عملیات پروژه، ممکن است هزینه بسیار بیشتری را برای پرداخت هزینه مقادیر ثبت شده در گزارشات به کارفرما تحمیل نماید.